Зачем нужен контроль исполнения поручений
Поручение без контроля — пожелание. Контроль нужен, чтобы:
- вовремя видеть задержки, пока их ещё можно исправить;
- понимать, где срывы системные — у одного исполнителя, в одном подразделении, по одному типу задач;
- не тянуть невыполненное из совещания в совещание;
- оценивать работу по фактам, а не по впечатлению.
В небольшой организации контроль ведёт сам руководитель или его помощник, в крупной — секретарь, служба делопроизводства или отдельный инспектор по контролю исполнения.
Два вида контроля: по существу и по срокам
| Контроль по существу | Контроль по срокам | |
|---|---|---|
| Что проверяют | насколько полно и правильно выполнено поручение | выполнено ли к установленному сроку |
| Кто проверяет | руководитель, давший поручение, или руководитель подразделения | секретарь, служба делопроизводства, инспектор по контролю |
| Как понять «выполнено» | результат принят тем, кто поручал | есть отметка об исполнении с датой и документом |
Путаница между ними — частая причина споров: исполнитель отчитался «в срок», а руководитель считает поручение невыполненным по существу. Поэтому при постановке поручения полезно сразу писать, что будет результатом: документ, решение, цифра.
Этапы контроля исполнения поручений
- Постановка на контроль. Поручение записывают в журнал или систему: номер, содержание, исполнитель, кто поручил, срок, откуда взялось (протокол, приказ, письмо).
- Доведение до исполнителя. Исполнитель получает поручение в тот же день — выпиской из протокола, письмом, задачей.
- Текущий контроль. Перед сроком — напоминание; для длинных поручений — промежуточные отчёты.
- Перенос срока — только решением. Новый срок назначает тот, кто поручал; в журнале остаются и старый, и новый срок, и число переносов.
- Снятие с контроля. Поручение снимают, когда есть результат: отметка об исполнении — дата и подтверждающий документ.
- Анализ. Раз в неделю или месяц — сводка: сколько выполнено в срок, сколько просрочено, что переносится повторно.
Показатели контроля: как понять, что он работает
Одной строкой «в работе» не обойтись. По журналу считают:
| Показатель | Как считать | О чём говорит |
|---|---|---|
| Исполнено в срок | выполненные без переноса / все снятые с контроля | дисциплина исполнения |
| Просрочено сейчас | срок прошёл, отметки нет | где нужен разговор сегодня |
| Переносится повторно | поручения с двумя и более переносами | задачи, которые не решаются исполнением — нужно отдельное решение |
| Среднее время до исполнения | дней от постановки до снятия | реальная скорость работы |
Правило двух переносов: если поручение переносят второй раз, его выносят на отдельное решение — изменить задачу, исполнителя или снять вовсе. Третий перенос почти всегда означает, что поручение не будет выполнено.
Почему поручения с совещаний теряются
Больше всего поручений рождается устно — на совещаниях и планёрках, — и именно они теряются чаще других:
- Поручение прозвучало, но не записано. Секретарь не успел, а через неделю каждый помнит его по-своему.
- Протокол оформили через несколько дней. Исполнитель узнал о задаче, когда срок почти вышел.
- Нет исполнителя. «Отделу проработать вопрос» — поручение без фамилии не выполняет никто.
- Невыполненное переписывают в новый протокол. Протокол разрастается, а контроль подменяется копированием.
- Нет общего списка. Поручения живут в десятках протоколов, и чтобы понять, что просрочено, их нужно перечитать все.
Лечится это одним: поручение живёт в общем списке, а не в тексте протокола. Протокол фиксирует, что решили; список — что из этого выполнено.
Журнал контроля исполнения поручений: что в нём должно быть
Минимальный набор граф — они же в бесплатном журнале выше:
| Графа | Зачем |
|---|---|
| Дата и номер протокола или документа | откуда взялось поручение |
| Содержание поручения | что именно сделать, с измеримым результатом |
| Исполнитель | конкретный человек с должностью |
| Кто дал поручение | кому отчитываться и кто может перенести срок |
| Срок и новый срок | исходный срок не стирают при переносе |
| Сколько раз переносили | чтобы видеть «вечные» поручения |
| Отметка об исполнении | дата и документ-подтверждение |
| Статус | выполнено / просрочено / в работе — считается сам |
Перед каждым совещанием отфильтруйте «просрочено» и «в работе» — это готовый первый пункт повестки.
Как вести контроль поручений с совещаний без ручного учёта
Самое трудоёмкое в контроле — не журнал, а перенос в него поручений из разговора. Если совещание записано, это делает Стенограф:
- Из записи совещания выходит стенограмма по участникам и перечень поручений — содержание, ответственный, срок.
- У каждого поручения — ссылка на момент в записи, где его дали: спор «я такого не говорил» решается одной кнопкой.
- Поручения всех совещаний собираются в один список: открыто, просрочено, переносится повторно — с фильтрами по исполнителю и сроку.
- Выполненное отмечается в списке; в новый протокол незакрытые пункты не переписываются.
Частые вопросы
Кто отвечает за контроль исполнения поручений?
По существу — руководитель, который дал поручение. За сроки — тот, кому это поручено в организации: секретарь, помощник руководителя, служба делопроизводства или инспектор по контролю исполнения.
Как снять поручение с контроля?
Когда есть результат: в журнал вносят отметку об исполнении — дату и подтверждающий документ (отчёт, письмо, служебную записку). Снимает с контроля тот, кто поручал, или уполномоченный им сотрудник.
Можно ли переносить срок исполнения поручения?
Можно, но только решением того, кто поручал. В журнале сохраняют и исходный, и новый срок и считают число переносов: повторный перенос — повод пересмотреть само поручение.
Как вести журнал контроля поручений в Excel?
Одна строка — одно поручение; графы: источник, содержание, исполнитель, кто поручил, срок, новый срок, число переносов, отметка об исполнении, статус. В бесплатном журнале выше статус считается формулой, а просроченные строки подсвечиваются.
Как не терять поручения с совещаний?
Записывать их сразу с исполнителем и сроком, рассылать протокол в день совещания и вести поручения в общем списке, а не в тексте протоколов. Если совещания записываются, перечень поручений можно получать из записи автоматически.