1.1. Оператор персональных данных — Индивидуальный предприниматель Гайдуллин Наиль Хамитович (ОГРНИП 325028000250482, ИНН 020401561038; адрес: 452880, Республика Башкортостан, Аскинский район, село Аскино, ул. 8 Марта, д. 18; электронная почта для обращений по персональным данным: nail.gaidullin@yandex.ru) — далее «Оператор».
1.2. Политика действует для сайта stenografs.ru (далее — Сайт) и программного сервиса протоколирования совещаний «Стенограф» (далее — Сервис), доступ к которому предоставляется по адресу stenografs.ru/panel/ либо путём установки на оборудование организации-заказчика.
1.3. Политика определяет цели, правовые основания, состав и сроки обработки персональных данных, порядок реализации прав субъектов и принимаемые меры защиты. Условия оказания услуг изложены в Публичной оферте; условия использования cookie и веб-аналитики — в документе Cookie и аналитика.
Заказчик — организация, индивидуальный предприниматель или физическое лицо, заключившие с Оператором договор на условиях Публичной оферты. Пользователь — любое лицо, имеющее учётную запись в Сервисе, в том числе зарегистрировавшееся самостоятельно либо получившее доступ по приглашению Заказчика; Пользователь, заключивший договор от своего имени, одновременно является Заказчиком. Заявитель — лицо, отправившее заявку на доступ через форму на Сайте. Участник совещания — лицо, чья речь содержится в записи, загруженной Заказчиком в Сервис. Запись — аудио- или видеофайл совещания либо запись, сделанная средствами Сервиса. Материалы — стенограмма, протокол, перечень поручений и иные результаты обработки Записи.
Обработка ведётся на законной и справедливой основе, ограничивается достижением конкретных заранее определённых целей, не допускает объединения баз данных, созданных для несовместимых целей; обрабатываются только те данные, которые необходимы для цели; данные уничтожаются или обезличиваются по достижении цели, если иное не установлено законом (ст. 5 Закона № 152-ФЗ).
| Цель | Кого касается | Какие данные | Правовое основание | Срок |
|---|---|---|---|---|
| Работа Сайта, защита от автоматизированных запросов, статистика посещаемости | Посетители Сайта | IP-адрес, данные браузера и устройства, адрес страницы и источник перехода, обезличенные сведения о действиях на странице (cookie, Яндекс Метрика, включая Вебвизор) | Законный интерес Оператора (п. 7 ч. 1 ст. 6); согласие на cookie и аналитику — через уведомление на Сайте | Журналы веб-сервера — 30 дней; данные Метрики — по правилам сервиса Яндекс Метрика |
| Ответ на заявку, демонстрация Сервиса, согласование условий договора | Заявители | Имя, организация, электронная почта и/или телефон, сведения о совещаниях и комментарий из формы; IP-адрес, данные браузера, адрес страницы, с которой отправлена заявка; дата и редакция данного согласия | Согласие субъекта (ст. 9; п. 1 ч. 1 ст. 6) — отдельная отметка в форме, текст: Согласие | До достижения цели, но не более 3 лет с даты заявки, либо до отзыва согласия |
| Предоставление доступа в Сервис, исполнение договора, обеспечение безопасности | Пользователи | Электронная почта, отображаемое имя, должность, сведения о входах и действиях в Сервисе; при входе через Яндекс ID или VK ID — полученные от ООО «Яндекс» или ООО «ВК» идентификатор учётной записи, имя и, если площадка его передаёт, адрес электронной почты | Исполнение договора, стороной или выгодоприобретателем которого является субъект (п. 5 ч. 1 ст. 6); для сотрудников, которым доступ выдала организация, — также поручение Заказчика | Срок действия договора и 30 дней после его прекращения |
| Составление стенограммы, протокола и перечня поручений по Записи | Участники совещаний | Голос и речь в Записи; сведения, прозвучавшие в Записи; имена и должности, присвоенные участникам Пользователем | Обработка по поручению Заказчика (ч. 3 ст. 6). Законное основание записи совещания и обработки данных его участников обеспечивает Заказчик | Звук — по сроку тарифа Заказчика (по умолчанию 30 дней; на бесплатном тарифе исходная запись удаляется сразу после обработки), затем удаляется автоматически; Материалы — до удаления Пользователем, прекращения договора или запроса Заказчика |
| Исполнение требований законодательства о бухгалтерском учёте и налогах | Представители Заказчиков | ФИО, должность, контакты подписантов и реквизиты в счетах, актах и договорах | Требования закона (п. 2 ч. 1 ст. 6) | 5 лет после отчётного года (ст. 29 Закона № 402-ФЗ, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) |
4.1. Рассылки рекламного характера Оператор не ведёт. Если такая рассылка появится, она будет проводиться только по отдельному согласию (ч. 1 ст. 18 Федерального закона «О рекламе»), которое можно отозвать в любой момент.
4.2. Специальные категории персональных данных (о здоровье, убеждениях и т. п.) и данные о судимости Оператор целенаправленно не собирает. Если такие сведения прозвучали в Записи, они обрабатываются как часть Записи по поручению Заказчика; Заказчик отвечает за наличие оснований для их обработки.
5.1. В отношении Записей и Материалов Оператор действует по поручению и в интересах Заказчика (ч. 3 ст. 6 Закона № 152-ФЗ) на основании договора, заключённого на условиях Публичной оферты. Оператор не определяет самостоятельно цели и состав обрабатываемых данных участников совещаний и не использует их ни для каких целей, кроме исполнения поручения Заказчика: составления стенограммы, протокола, перечня поручений и ответов на вопросы Пользователя по Записи.
5.2. Заказчик, загружающий Запись, самостоятельно и под свою ответственность обеспечивает законное основание записи совещания и обработки данных его участников, в том числе уведомляет участников о ведении записи до её начала. Оператор не проверяет наличие такого основания.
5.3. Голос и память голосов. По умолчанию разделение речи по говорящим выполняется внутри одной Записи: программные средства сопоставляют фрагменты речи между собой, чтобы отнести реплики к «голосу 1», «голосу 2» и т. д.; имена и должности участникам присваивает Пользователь. Голосовые характеристики за пределами обработки одной Записи в этом режиме не сохраняются.
5.3.1. По решению Заказчика может быть включена память голосов: снимки голосовых характеристик участника сохраняются за организацией, и в последующих Записях система узнаёт его сама, подставляя имя и должность. Такие снимки являются биометрическими персональными данными (ст. 11 Закона № 152-ФЗ) и обрабатываются исключительно по поручению Заказчика для распознавания участников его совещаний; для идентификации личности в иных целях, в том числе для доступа к системам, они не используются и третьим лицам не передаются.
5.3.2. Память голосов выключена по умолчанию. Её включает организатор со стороны Заказчика, подтверждая, что получил согласие участников на обработку биометрических данных в письменной форме (ч. 1 ст. 11 Закона № 152-ФЗ); подтверждение фиксируется с указанием лица и времени. Согласие может быть отозвано: по команде Заказчика все снимки голосов организации удаляются, узнавание прекращается. Обеспечение согласий участников — обязанность Заказчика; Оператор их не собирает и не проверяет.
5.4. Оператор не использует Записи и Материалы для обучения моделей распознавания речи или языковых моделей и не передаёт их третьим лицам.
5.5. Обращения участников совещаний по поводу их данных в Записях направляются Заказчику как оператору, определяющему цели обработки; Оператор содействует Заказчику в исполнении таких обращений в пределах поручения.
6.1. Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение персональных данных граждан Российской Федерации осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации (ч. 5 ст. 18 Закона № 152-ФЗ). Серверы Оператора размещены у провайдера хостинга Timeweb Cloud в центрах обработки данных на территории Российской Федерации; провайдер обеспечивает физическое размещение оборудования и не получает доступа к содержимому данных. Для ускорения распознавания речи Оператор может использовать дополнительные вычислительные машины, находящиеся под его контролем на территории Российской Федерации; за пределы Российской Федерации звукозаписи не передаются.
6.2. Распознавание речи, разделение по говорящим, составление стенограммы, протокола и перечня поручений выполняются исключительно программными средствами (моделями распознавания речи и языковыми моделями), развёрнутыми на серверах Оператора. Передача Записей, Материалов или иных персональных данных внешним поставщикам моделей распознавания речи, генеративного искусственного интеллекта или иным третьим лицам не осуществляется. Трансграничная передача персональных данных (ст. 12 Закона № 152-ФЗ) не осуществляется.
6.3. Установка на сервер организации (без выхода в интернет). При выборе Заказчиком варианта установки Сервиса на собственное оборудование Записи и Материалы хранятся и обрабатываются исключительно на оборудовании Заказчика, не передаются на серверы Оператора и в сеть Интернет; распознавание речи и составление документов выполняются на этом же оборудовании. В этом варианте Оператор не осуществляет обработку персональных данных участников совещаний — Заказчик самостоятельно определяет порядок их обработки и защиты; доступ Оператора к оборудованию возможен только по обращению Заказчика для устранения неисправностей и в согласованном с ним объёме.
6.4. Для статистики посещаемости Сайта (не Сервиса) используется сервис веб-аналитики «Яндекс Метрика» (ООО «Яндекс», Российская Федерация), в том числе функция Вебвизор; порядок его работы, состав данных и способ отказа описаны в документе Cookie и аналитика. В Сервисе (панели) средства веб-аналитики не используются.
7.1. Оператор не продаёт и не передаёт персональные данные третьим лицам, за исключением: провайдера хостинга — только размещение серверов (п. 6.1); уполномоченных государственных органов — по запросу на основании закона; случаев, когда субъект дал на это отдельное согласие.
7.2. Доступ к содержимому Записей и Материалов внутри Сервиса имеют только их владелец и Пользователи той организации, которой они принадлежат. Оператор получает доступ к содержимому только для устранения неисправностей по обращению Заказчика и в объёме, необходимом для этого.
8.1. Субъект вправе получить сведения об обработке своих данных (ст. 14), потребовать их уточнения, блокирования или уничтожения, если данные неполные, устаревшие, неточные, незаконно полученные или не являются необходимыми для цели обработки, отозвать согласие (ч. 2 ст. 9), а также обжаловать действия или бездействие Оператора в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) или в суд.
8.2. Обращение направляется на nail.gaidullin@yandex.ru с указанием, какие данные и какое действие имеются в виду, и сведений, позволяющих найти данные (например, почты из заявки). Оператор отвечает в течение 10 рабочих дней с момента обращения (ч. 1 ст. 20); при необходимости срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с уведомлением о причинах.
8.3. Отзыв согласия на обработку данных, указанных в заявке, влечёт прекращение обработки и уничтожение данных в течение 10 рабочих дней. Данные, необходимые для исполнения заключённого договора или подлежащие хранению в силу закона, сохраняются на предусмотренный срок.
8.4. Права участников совещаний в отношении Записей реализуются через Заказчика (п. 5.5).
Сроки для каждой цели указаны в разделе 4. Звук удаляется автоматически по истечении срока хранения, установленного тарифом Заказчика, без возможности восстановления (сжатая копия для прослушивания удаляется отдельной ступенью, но не позднее удвоенного срока). Материалы удаляются Пользователем самостоятельно либо по запросу Заказчика; после прекращения договора данные Заказчика хранятся 30 дней для выгрузки, затем уничтожаются. Уничтожение выполняется способом, исключающим восстановление; резервные копии, содержащие уничтоженные данные, перезаписываются в цикле ротации не позднее 30 дней.
Сайт использует технические cookie, необходимые для работы форм и входа в Сервис, и аналитические cookie сервиса Яндекс Метрика. При первом посещении Сайт показывает уведомление с возможностью отключить аналитику. Подробнее — Cookie и аналитика.
Оператор вправе изменять Политику. Новая редакция публикуется на этой странице с указанием номера редакции и даты и вступает в силу через 14 дней после публикации, если иное не требуется законом. Заказчики уведомляются о существенных изменениях по электронной почте.